Für ein produktives und effizientes Call Center gewinnt das Konzept des Workforce Management immer mehr an Bedeutung. Aber was ist Workforce Management (WFM)? Welche Vorteile und Funktionen bringt es mit sich? Wir sehen uns das Konzept genauer an, und beleuchten die Vorteile und Methoden.
Der Einsatz von WFM Software optimiert den Arbeitsprozess und steigert die Produktivität von Mitarbeitern. Mit diesem Tool hat man alles auf einen Blick und die Mitarbeiterressourcen werden dadurch bestmöglich verwaltet. So wird die strategische Planung vereinfacht und die richtigen Mitarbeiter sind zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
Was ist Workforce Management?
Workforce Management ist ein Prozess, der sich mit der Optimierung des Einsatzes von Mitarbeitern in einem Unternehmen befasst. Das bedeutet die effiziente Gestaltung der Arbeitszeit, um die Geschäftsziele zu erreichen, während gleichzeitig die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Dabei spielen eine Vielzahl von Aufgaben wie die Erstellung von Arbeitsplänen, die Zeiterfassung, die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten sowie die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben eine Rolle.
Das Hauptziel des Workforce Managements ist es, eine Balance zwischen den Anforderungen des Betriebs und den Verfügbarkeiten sowie Bedürfnissen der Mitarbeiter zu finden. Es geht nicht nur darum, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern, sondern auch darum, die Zufriedenheit und Motivation von Mitarbeitern zu erhöhen.
Die Funktionen
Eine Workforce Management Software bietet eine Reihe von Funktionen, die speziell darauf ausgelegt sind, die Verwaltung und Optimierung der Belegschaft zu erleichtern.
- Personaleinsatzplanung
Eine der Kernfunktionen ist die Erstellung von Dienstplänen, die dabei den Bedarf des Unternehmens mit der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten der Mitarbeiter in Einklang bringen. Dies hilft, Über- oder Unterbesetzung zu vermeiden und sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit vor Ort sind.
- Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle
Mit dieser Funktion können Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau erfassen, Urlaubszeiten und Abwesenheiten verwalten sowie Überstunden berechnen. Dies trägt dazu bei, die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen zu gewährleisten und die Lohnabrechnung zu vereinfachen.
- Bedarfsprognose
Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, den zukünftigen Arbeitskräftebedarf basierend auf historischen Daten, aktuellen Trends und geplanten Ereignissen vorherzusagen. Dadurch können Unternehmen besser planen und Personalengpässe oder -überschüsse vermeiden.
- Mitarbeiter Self-Service
Moderne Workforce Management Software bietet oft Self-Service-Portale für Mitarbeiter, über die sie Schichtpläne einsehen, Urlaubsanträge stellen und ihre Arbeitszeiten verwalten können. Dies fördert die Transparenz und reduziert dementsprechend den Verwaltungsaufwand.
- Leistungsmanagement
Einige WFM-Tools bieten Funktionen zur Leistungsüberwachung und -bewertung, die es Managern ermöglichen, die Produktivität und Effizienz ihrer Teams zu überwachen und gleichzeitig zu verbessern.
Ein Einblick in das Workforce Management bei LinkThat CORE
Die Vorteile
Die Implementierung einer Workforce Management Software bietet zahlreiche Vorteile, von denen man als Unternehmen dementsprechend profitiert.
- Steigerung der Effizienz
Durch die Automatisierung von Prozessen wie der Schichtplanung und Zeiterfassung können Unternehmen die Effizienz steigern und administrative Aufgaben reduzieren. Dies führt zu einer verbesserten Nutzung der Mitarbeiterressourcen.
- Kosteneinsparungen
Eine optimierte Einsatzplanung hilft, Überstunden zu minimieren und die Personalkosten zu senken. Unternehmen können den Einsatz von Aushilfskräften reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass ausreichend Personal zur Verfügung steht.
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
Mitarbeiter, die mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten haben und flexibel arbeiten können, sind in der Regel zufriedener. Die Möglichkeit, Arbeitszeiten selbst zu verwalten und Wünsche für Schichtwechsel anzugeben, trägt zur Motivation und Zufriedenheit bei.
- Einhaltung von Vorschriften
Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeitgesetze und andere gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Dies minimiert das Risiko von Verstößen und damit verbundene Strafen oder rechtliche Konsequenzen.
- Verbesserte Entscheidungsfindung
Durch die Bereitstellung von Daten und Analysen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, die auf genauen Informationen basieren. Dies hilft, die Planung zu verbessern und die Unternehmensstrategie effizienter umzusetzen.
Flexibel & Agil in die Zukunft
Workforce Management ist ein unverzichtbares Element für jedes Unternehmen, das die Effizienz steigern, Kosten senken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern möchten. Die richtige Workforce Management Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, die die Planung, Verwaltung sowie Optimierung der Belegschaft vereinfachen. In einer Zeit, in der Flexibilität und Agilität von entscheidender Bedeutung sind, bietet Workforce Management die notwendigen Werkzeuge, um im Wettbewerb erfolgreich zu bleiben.
Du hast Fragen zum Workforce Management bei LinkThat CORE?
Wir sind für dich da!